Impressum

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins beschlossen und tritt am 25.05.2018 in Kraft. Sie ist auf der Internetseite des Vereins eingestellt und kann unter www.tus-kenn.de eingesehen bzw. heruntergeladen werden.

Vorwort

Der Turn- und Sportverein Kenn 1924 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

1. Allgemeines 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen (aktiv bzw. inaktive). Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten einer Mitgliederdatenbank angelegt.

• Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Beruf, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, und ggf. Funktion im Verein.
• Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

3. Datensicherheit der personenbezogenen Daten

• Der Turn- und Sportverein Kenn 1924 e.V. verpflichtet sich die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder nach den gängigen Verfahren der Datensicherheit zu behandeln. Alle notwendigen Daten, Schriftverkehr und Protokolle die für den reibungslosen Ablauf des Vereins notwendig sind, werden ausschließlich in verschlüsselter Form unterhalb der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein verbreitet.
• Daten die auf Vereinsinternen oder privaten Laptops verarbeitet werden, dürfen nur auf dem verschlüsselten Laufwerk abgelegt werden. Desweitern ist sicherzustellen, dass eine zusätzliche Datensicherung aller Daten auf einer zusätzlichen externen Festplatte zu erfolgen hat.

4. Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

• Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in internen Vereins News Lettren und in Internetauftritten (Homepage und soziale Medien) veröffentlicht und an die öffentliche Presse weitergegeben.
• Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Altersklassen oder Geburtsjahrgang.
• Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
• Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

5. Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe den Bereichen Organisation, Geschäftsführung, Finanzen und Mitgliederverwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Die für die jeweiligen Bereiche zuständigen Personen stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

6. Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen

• Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein z.B. Vorstandsmitgliedern, sofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
• Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
• Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

7. Kommunikation per E-Mail / WhatsApp

• Für die Kommunikation per E-Mail an Vereinsmitglieder richtet der Verein verschiedene Verteiler ein (z.B. für Vorstandsmitglieder, Vereinsinterne allgemeine Informationsverteilung). Hierzu ist es Vorstandsmitgliedern gestattet auch eine private E-Mailadresse zu verwenden. Für Anfragen und Kommunikation von außen, soll ausschließlich die eingerichtete E-Mail-Adresse info@tus-kenn.de verwendet werden.
• Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
• Der Turn-und Sportverein Kenn betreibt in den jeweiligen Funktion-Gremien und Abteilungen WhatsApp Gruppen für schnelle interne Verbreitung von Informationen. Diese Gruppen sind ausschließlich Vereinsmitgliedern vorbehalten und der Beitritt zu diesen Gruppen ist auf freiwilliger Basis.

8. Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

9. Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel nicht mehr als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, benötigt der Turn- und Sportverein Kenn keinen Datenschutzbeauftragten. Sollte die Anzahl von 10 Personen überschritten werden obliegt es dem Vorstand nach § 26 BGB einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

10. Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

• Der Verein unterhält zentrale Auftritte / Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Google+, Twitter) für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den jeweils zuständigen Personen für die Geschäftsführung bzw. Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch die zuständigen Personen für die Geschäftsführung bzw. Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und den Administrator vorgenommen werden.
• Die jeweils zuständigen Personen für Geschäftsführung und Öffentlichkeitsarbeit sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

11. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

• Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Dies wird durch die „Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen“ beurkundet. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
• Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

12. Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung tritt am 25.05.2018 in Kraft.